Trop de messages tue le message 

Brin d’humour quoique… L’arrivée des mails dans une société est un grand pas. Rapide, gratuit, permettant les pièces jointes… Cependant, une dérive est aussi arrivée rapidement : la surabondance des courriels. Le risque de passer à côté de l’info est très forte.

Des protections sont nécessaires. Voici quelques conseils (non exhaustifs).

1.       La messagerie est à utiliser, mais ne négligez pas les autres moyens de communication : le téléphone, la visite à votre interlocuteur… moyens rapides pouvant être plus efficaces et conviviales.

2.       N’encombrez pas la messagerie des autres et la votre. Essayez d’éviter le « Répondre à tous » si possible. Lorsque vous faites « transférer », les pièces jointes sont envoyées avec le message. Evitez les allers-retours pour ne rien dire…

3.       Complétez l’objet du message de manière très précise. Il ne faut pas le laisser vide, et expliquer au mieux le contenu du mail. Evitez « Compte-rendu », mais préférez « Compte-rendu de l’AG du 01/01/2008 ».  Pensez aussi à faire précéder l’objet avec une notion du type « urgent : », « pour info : »…

4.       Faites une distinction entre les mails externes et internes. Vous pouvez changer votre signature par exemple…

5.       Soignez l’écriture et la présentation. Les mails offre la possibilité de communiquer rapidement, mais le but étant d’être lu. Pour facilité la lecture, pensez au correcteur orthographique, faites des paragraphes, exprimez-vous simplement sans trop de longues phrases. Evitez les abréviations non familières (ou expliquez les), n’écrivez pas en majuscule (ça signifie qu’on crie). N’oubliez pas les convivialités (début et fin de message). Relisez-vous…

6.       Traitez régulièrement vos messages et respectez les échéances de vos interlocuteurs.

7.       Ne répondez pas à chaud, un temps de réflexion peut-être salutaire dans certain cas. Les messages figent les positions quand une conversation permet de se comprendre.

8.       Classez ou supprimez vos messages chaque jour, vous gagnerez du temps.

Enfin, pour être lu et bien compris, adoptez la méthode des  « 7C » :

                Correct : soignez votre français ou anglais…

                Clair : présentez de manière ordonnée votre message…

                Concis : plus court sont les messages, plus on est sur que le destinataire ne remettra pas sa lecture à plus tard…

                Courtois : les formules de politesse sont toujours appréciées…

                Convivial : tenez compte des remarques et des réactions de vos lecteurs…

                Convaincant : utilisez des arguments pertinents…

                Compétent : vérifiez jusqu’aux détails, expliquez et argumenter les refus…