La réunion est un moyen d’échange d’informations. Afin d’être efficace, une réunion doit être préparée.

Ainsi, pour organiser une réunion il convient de se faire préciser :

- L’ordre du jour,

- La date, la durée, l’heure et le lieu,

- Le nom de l’animateur et les participants,

- Le matériel nécessaire et les documents à diffuser,

Déterminer un budget si nécessaire.

Voici la liste de contrôle pour la préparation d’une réunion (la Check list pour vous éviter des oublis) :

1/ Vous renseigner sur la réunion (comme vu ci-dessus)

2/ Convoquer les participants (environ 15 jours avant) : Penser au coupon réponse, aux documents à joindre et à la création d’une base de données ou liste des participants pour le suivi et les relances éventuelles. 

3/ Réaliser les documents à diffuser (transparents, vidéo…) 

4/ Préparer le plan de table (avec étiquettes nominatives si besoin), le dossier animateur et éventuellement les dossiers participants. 

5/ Réservation de l’hébergement et de la restauration si besoin. 

6/ La veille de la réunion faire préparer la salle (tables, matériel, fléchage…) et vérifier l’installation. 

7/ Le jour de la réunion pointer les participants (présents, absents, excusés) et prendre des notes (cf. support d’aide à la prise de notes en réunion). 

8/ Après la réunion, vérifier que personne n’a rien oublié, contrôler la salle, réaliser le compte rendu et diffuser le compte rendu aux participants.